多级仓库管理模式

    提要：备件仓库管理是备件管理的一个组成部分，生产企业通常都设有一个或几个备件仓库。传统的仓库设置和仓库管理一般有两种模式，一种是集中仓库管理模式或称单级仓库管理模式，另一种是分级仓库管理模式。这两种仓库管理模式各有利弊，如何将两种仓库管理模式结合扬长避短？计算机及企业局域网络的应用为创新备件管理模式提供了可能。

论备件仓库管理模式
王太龙  高  军

    摘要  基于计算机及企业局域网络的应用，提出多级仓库管理模式，并提出了多级仓库的备件储备原则及其管理思路，解决了以前纸笔记账式管理中的不足。
        一、问题的提出
    备件仓库管理是备件管理的一个组成部分，生产企业通常都设有一个或几个备件仓库。传统的仓库设置和仓库管理一般有两种模式，一种是集中管理模式或称单级管理模式，另一种是分级管理模式。这两种仓库管理模式各有利弊，如何将两种仓库管理模式结合扬长避短？计算机及企业局域网络的应用为创新备件管理模式提供了可能。
    二、仓库传统管理模式的利弊分析及多级仓库管理模式的提出
    仓库集中管理模式是指全厂只设一个备件仓库，只有一套收支存台账及储备定额和备件计划等台账，由厂部统一集中管理。有些大中型企业即使设有几个备件仓库，在管理上仍是厂部统一集中仓库管理模式，这些仓库之间属于平级关系，共同负责全厂设备的备件供给。
    仓库集中管理有利于做到批量采购备件，共享库存，降低库存数量，减少仓库面积；有利于备件集中保养，减少备件库管人员及其备件保养人员的数量；有利于信息汇总统计等。但是，在生产设备因故障停机，急需更换备件时，备件集中管理模式往往由于仓库离设备现场较远等原因而影响设备及时抢修。例如，包钢炼钢厂的一台转炉炼钢设备，每40min就要出一炉钢，平均每分钟生产两吨钢。一旦设备发生故障，抢修的每一分钟都关系企业经济效益，排除设备故障必须分秒必争。而由于企业生产规模较大，厂房设备分布在两三平方公里的范围内，采用集中仓库管理模式，厂级仓库离设备现场比较远，来回领用备件少则10几分钟，多则40多分钟。为了方便设备抢修，减少故障停机时间，设备检修人员就近在车间和工段班组储备一些急用备件。这样，便形成了分级仓库和分级库存。
    分级仓库管理模式是指全厂设有厂级和车间级、工段级等隶属不同管理级别的备件仓库，各仓库有各自的收发存定额和计划台账，仓库之间实行独立管理，彼此没有约束关系，业务上仅仅是下级仓库从上级仓库领取备件。分级仓库管理模式的突出优点是减少备件领用时间，便于设备抢修与维护。相对于集中管理，备件仓库分级管理不利于做到备件库存共享、降低库存数量和减少仓库面积；不利于减少备件仓库管理人员及其备件保养人员的数量；特别是由于纸笔式统计手段的落后，更不利于信息统计和财务成本核算等。
    由于传统信息处理手段的落后，分级仓库管理模式无法保证信息得到及时、准确的汇总统计，不便于高层领导决策，容易给企业带来资金积压，增加备件管理成本等，所以许多单位都采取集中仓库管理模式，反复强调全厂只设一级库存，车间不设二级库存，工段班组不设三级库存。其结果是各设备维修车间为了节省抢修时间，便预先领好备件悄悄存放在自己的小仓库中。这样，二三级库存不但没有取消反而演变成了暗库存，既没有定额管理也没有计划管理，造成大量备件积压、报废或流失。
    为了克服传统仓库管理模式存在的问题，借助计算机网络技术，利用计算机的海量存储、精确计算、及时统计和局域网络信息共享等优势，将备件集中管理和备件分级管理结合，包钢炼钢厂创新了多级仓库管理模式。这种仓库管理模式实行备件分散储备，台账集中管理，也就是说在仓库设置上实行分级设置、分级保管，在信息台账方面实行集中管理，统一收支。这种管理模式吸纳了集中仓库管理和分级仓库管理的优越性，同时又避免了其不足。
    三、多级仓库管理模式下的库存备件条件及管理
    包钢炼钢厂由三个厂级备件仓库构成一级仓库，四个车间级备件仓库构成二级仓库，由工段班组存储的少量备件构成三级仓库。而且还向下建立机旁储备，向上实行零库存储备。机旁储备是指在设备旁边储备该机专用备件。零库存储备是指某些备件不用本厂仓库储备。
    备件零库存条件：(1)市场上随时都能够买到的备件；(2)不会因备件损坏而影响生产或者引发更大的事故损失的备件；(3)消耗周期较长的备件；(4）根据设备检修计划，可以由备件制造厂按时供应的备件；(5)价格较贵的备件。
    提倡零库存备件管理的目的是在保障备件供给的前提下降低备件储备资金，所以在确定零库存备件之前还要进行成本分析，不能以较高的采购价格片面追求零库存。为了避免有些厂商任意抬高备件价格，要在确定每一种零库存备件的同时与信誉较好的厂商签订有关备件质量、数量和供货时间及价格等内容的供货协议，另外还要有一到两家预备供应商。其实，大多数厂商都愿意同用户建立真诚长期的合作关系，因为这对于双方都有利。零库存备件可以由厂级仓库管理人员负责台账管理，可以单独建账，也可以记录在库存台账上，只是库存数量为零，在“备件存放位置”一栏填写可供备件的厂商地址和联系电话等信息。仓库管理人员或订货人员也要掌握零库存备件的市场动态，必要时更换备件供应商或将该备件纳入本单位库存管理。
    厂级库存备件条件：(1)属于设备计划检修用的备件；(2)属于全厂通用备件；(3)属于设备故障或事故抢修用的必备件；(4)体积比较大、下级仓库不便存放的备件；(5)保管技术要求较高的备件；(6)较贵重的备件
    厂级仓库管理人员统一负责全厂所有备件的入库验收工作，各下级备件仓库管理人员只需对入本库备件的质量、数量等项目进行再次确认。同一种备件在统一储备定额的前提下可以由各级仓库分散储备，对于通用件首先要在一级仓库有储备，然后根据需要在下级仓库做适当储备。对于连续24h生产的企业，一级仓库要有专职仓库管理人员昼夜值班，仓库管理人员要熟悉备件保管业务，能够操作计算机查询、记账和开票。
    车间级库存备件条件：(1)车间所辖范围内的通用备件；(2)属于该车间的专用备件；(3)属于设备故障或事故抢修用的急用备件；(4)本车间修旧利废回收的备件。
    车间级仓库作为二级仓库一般不需要储备太多的备件，只设兼职仓库管理人员即可。备件消耗后，本车间负责及时销账。
    工段班组级库存备件条件：(1)属于设备故障或事故抢修用的急用备件；(2)体积较小携带方便的备件；(3)价格较便宜的备件；(4)属于自己工段班组的常用备件。
    工段班组级仓库，要优先考虑储备消耗周期较短的备件，各种备件的库存数量宜少不宜多。工段班组不设专职仓库管理人员，不设专用仓库，仅设一些备件箱即可。备件使用后工段班组要及时负责销账，并补充库存机旁储备备件条件：(1)能够在机旁找到安全的符合储备条件场所的备件；(2)对生产影响较大的备件；(3)不易丢失的备件；(4)体积或重量较大，不易运输的备件；(5)在设备下次计划检修之前可能需要更换的备件。
    机旁储备备件一般不提倡储备太多，如果该备件属于通用备件，可考虑相临几台设备就近储备少量备件，机旁备件不设专职保管人员，由设备操作人员负责看管，防止损坏丢失，交接班要对备件进行检查。机旁备件由使用车间负责备件的保养防锈等管理工作，设备点检员在检查设备同时，要对机旁储备件进行技术检查。各级仓库管理人员要定期或不定期对机旁储备件数量、技术状况和储备条件进行检查。机旁备件消耗后领用车间要及时销账出票。
    四、结语
    对于多级仓库管理模式在管理上有一定的难度，同时需要成熟可靠的计算机网络来支持。无论哪级仓库全厂只设一本库存电子台账，存储在企业局域网上，发挥网络监控作用，共享库存信息和库存备件，现场抢修所需备件允许到任何一个就近仓库领用，并且可以随时随地记账。提倡备件以集中储备为主，分级储备为辅，统一储备定额。多数备件集中储备在一级仓库，少数设备抢修备件可以储备在二级或三级仓库中。上级仓库管理人员要对下级仓库进行定期或不定期盘点，对下级备件储备条件进行监督，下级仓库在上级仓库的统一宏观管理下加强局部管理。为了避免过多库存资金占用，要将全厂统一的储备定额分解到各个仓库，建立备件库存资金考核制度和备件收支考核制度。发现各级库存有盘盈、盘亏、超储、流失或乱领备件现象要分析原因，落实责任，严格考核，这样便可以很好地做好备件多级库存管理工作