采购设备进口业务流程

    提要：采购是指以最低总成本，在需要的时间与地点，以最高效率获得适合品质和数量的物资，并顺利及时交由需要单位使用的一种管理技术。因此，要充分认识采购业务的重要性和复杂性。其中引进设备的采购更为复杂，采购设备的好坏，对企业的生产发展和投资效益影响很大。在从国外购买设备中，存在不少问题，笔者就设备进口业务流程提出以下意见改进这项工作。

浅谈进口设备采购业务
葛永康

    设备采购是现代企业设备综合管理的一个重要环节。所谓采购是指以最低总成本，在需要的时间与地点，以最高效率获得适合品质和数量的物资，并顺利及时交由需要单位使用的一种管理技术。因此，要充分认识采购业务的重要性和复杂性。其中引进设备的采购更为复杂，采购设备的好坏，对企业的生产发展和投资效益影响很大。在从国外购买设备中，存在不少问题，笔者就设备进口业务流程提出以下意见改进这项工作。
    一、进口设备采购准备
    企业要采购价格适当，质量和售后服务好的设备，必须重视事先的调查研究工作。
    1．采购情报的收集
    情报收集来自：供应商的情报、同行业的情报、市场情报（广告、展销会、杂志、经济资讯、技术通讯）。
    2．信用度的调查
    调查方法有通过国内外银行及金融机构调查；向国内与国外厂商及企业了解；委托国外咨询机构或国外同行业企业和协会、工商业公会代为调查；委托政府驻国外领使馆及商务人员代为调查。
    3．订购基本条件的研究
    信用调查后，如确认对方信用良好可以与其交易时，则需进行订购条件的研究。为了使这项工作顺利进行，采购部门必须与其他相关部门密切配合与联系：设计工艺部门，应提出为达到产品质量，满足生产的工艺要求的精度、性能、功能和效率；生产部门提出为完成计划要求，设备必须到货和投入生产的时间；设备部门配合设计工艺部门共同进行设备的选型，以及提出可靠,胜、维修性和安全环保的要求，并提出设备试车验收质量标准和售后维修、备品配件的要求。采购部门在各部门配合下，通常应注意的基本事项如下。
    (1)名称采用国际通用标准名称，用中文与英文对照书写。
    (2)质量条件采用国际通用质量验收标准，如用不同国家的质量标准和技术条件，应注明。
    (3)价格条件包括FAS船边交货的价格，FOB船上交货的价格；C&F包括运费在内的价格，CIF包括保险费及运费在内的价格。
    (4)包装条件设备包装应注明木箱、集装箱、货柜，精密设备和仪器应有特殊要求，并规定包装标准。
    (5)付款条件国际上常用的有：信用证(L/C )、付款交单(D/P)、承款交单(D/A)，由于付款条件复杂，可具体议定。注意开出信用证的日期需配合装船期限。
    (6)索赔检验发生索赔事件，必须经国际商检机构独立公证。
    (7)保险CIF条件保险由卖方负责，C&F、FOB、FAS条件则需由买方自行投保。
    4．询价与市场调查
    所谓询价，即将需要进口的设备的名称、型号、规格、数量、包装及交货期等条件开列向供应厂商询价。询价的对象应不限于一家，等各处的价格及其有关条件都收齐后，再详加分析比较，从中选择最适当的订货条件，作为进一步谈判的基础。
    二、进口设备采购
    1．报价
    通常报价方式有：稳固报价、卖方确认后有效的报价、有权先售的报价、还报价（即买方认为卖方报价过高，因此要求减价的一种方式）。现在国际贸易中对设备采购通常用稳固报价或称确定报价，即报价人在一定时间内不可变更或撤回的报价，这种报价除规定有效期外，对设备的名称、规格、型号、数量、价格及装船时间等条件通常都于报价时加以规定。
    2．合同
    订货合同由卖买双方或经其授权代理人签订。合同必须经过询价、报价和接受这一过程，由卖买双方磋商达成协议才有效。如果买方只是依照卖方的报价发出订单，并不能成立合同，需经双方接受后，签订具有法律效力的书面合同才能成立，才受到法律的保护，对卖买双方起约束作用。双方签订的书面合同的内容包括：
    (1)前文记载签订合同双方单位的名称、地址，签订合同的日期、合同的编号等。
    (2)基本条件包括设备名称、数量、单价及总价、目的地、制造厂商及品牌、包装、保险、检验、交货期、仲裁、付款方式、装船期限及啧头，以及报价单上其他基本条件。
    (3)特殊条件补充基本条款以外的特别条款，例如：检验方法，付款说明及期限，交货延迟和品质不良的罚款，装船前的预先通知，仲裁方式及地点，按各国出口有关贸易法和规定的输出许可证，与设备有关的图样资料、软件、备品配件、附件、专用工具、润滑和冷却油料，以及聘请卖方专家指导，委托卖方培训人员和其他售后技术服务事项，均应在合同上注明，不得遗漏。
    三、进口设备的索赔
    在执行合同过程中，签约双方都应严格履行合同义务。任何一方如果不能切实履行，就给另一方带来经济上的损失，受损失的一方根据合同规定要求责任方赔偿或是采取补救措施。受损失的一方采取的这种行动称为“索赔”。责任方就损失一方提出的要求进行处理，叫做“理赔”。
    对于国外订购的设备，经到货开箱检查发现设备缺损、质量低劣或因到货延迟造成的经济损失，可提出索赔。其中属于设备质量或损坏者，首先需申请国际商检部门进行检验和技术鉴定，取得公证手续后并填写有关资料和证明文件，按照合同中确认的索赔和仲裁条件向外商或厂家提出索赔。
    1．索赔的范围
    (1)设备缺损的索赔订购的设备按装箱单查出短缺或不配套，应由卖方或出口商负责赔偿。
    (2)运输责任的索赔设备在运输途中如有缺损，除非遭受意外事故（灾害、交通事故）作专案处理外，运输部门应负完全责任。
    (3)保险公司责任的索赔设备到目的地时，发现包装破损，经开箱证明损失属于保险公司责任范围之内者，则可向保险公司索赔，索赔视保险的种类而异。
    (4)设备质量或损坏的索赔发现设备质量与合同规定不符，如属设计和制造的问题或因未经检验不合格的产品可向卖方索赔，其责任按合同的规定而确定。
    (5)交货延期造成损失的索赔因交货延期影响买方造成在生产、价格和资金利息上的损失，其责任或在卖方，或在出口商，或在运输部门，应按具体情况及合同规定索赔。
    2．索赔应具备的凭证和清单
    索赔时必须凭证和清单俱全，一般包括：
    (1)轮船签发的卸货证明单，
    (2)商检部门的检验报告，
    (3)提单副本，
    (4)出口商的原发票，
    (5)出口商的原包装清单，
    (6)运输部门证明的缺损明细表，
    (7)应付赔款的清单。
    向保险公司索赔时的凭证和清单：
    (1)保险单，
    (2)提单副本，
    (3)原出口商的发票，
    (4)原出口商的包装清单，
    (5)损失情况及损失原因与金额的证明文件。
    四、进口设备采购方式
    现国际上常用的采购方式有：实际成本采购方式、指定厂牌的采购方式、报价采购方式、议价采购方式和招标采购方式。进口设备常用报价采购方式，特殊情况用招标采购方式，现世界银行贷款的工程项目，均采用招标采购方式，它是以招标竞争的方法来决定采购对象，而与对企业最有利的采购对象签订合同。我国是从上世纪80年代初开始逐步实行招标投标制度的，先后在利用国外贷款、机电设备进口、建设工程发包、科研课题分配、出口商品配额分配等领域推行，招标投标的特点是公开、公平、公正。从多年的实践看，实行这一制度，对于推进投、融资体制改革，创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证设备和工程质量，防止设备采购及工程发包中的腐败现象，具有重要意义。