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浅谈企业设备大修档案的管理 |
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| 浅谈企业设备大修档案的管理 |
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作者：佚名 文章来源：不详 点击数： 更新时间：2008-9-24 17:26:27  |
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摘要 阐述了企业的设备大修档案的组成以及管理的重要性。提出了存在的问题，提出解决的办法。
关键词 设备大修 档案 管理
企业的设备大修档案是企业进行设备大修理过程中产生的重要资料，历次的大修档案真实地记载了每台设备不同运行时期出现的故障及故障原因、检修部位及检修方法，利用这些资料可以客观的评价每台设备的状况。完善的大修档案既有利于平时对设备的维护保养，又为设备的下次大修和购置新设备提供了参考和依据。
大修档案一般由三部分组成：一是设备的检修记录，如大修计划书、设备检修记录、验收记录及大修合同、大修预算、大修总结等；二是技术改造项目的申请书、批准书、设计施工合同及施工记录、竣工图等；三是新购设备的开箱资料，如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品配件清单等。
在实际工作中，大修档案的归档一直较难，竣工资料不准确、不齐全、不规范，如何解决当前存在的问题，是目前值得深思和亟待解决的重要问题。笔者认为大修档案管理中主要存在以下问题：
第一，重建设、轻档案的思想普遍存在，影响着大修档案工作的开展。
虽然档案法已颁布多年，人们的档案意识有所提高，但由于宣传力度不够，加之有些领导和部门对档案管理工作缺乏正确认识，重建设轻档案的思想仍普遍存在。检修单位只要在工程竣工验收时，质量合格就可顺利拿到验收合格证。至于竣工资料移不移交，是否按时归档，并不注意。只重视工程质量，而不重视原始资料的归档保存。
第二，大修档案内容不全，技术改造项目竣工图不准确。
对于技术改造项目一般涉及到设备的增减和工艺的变更，需要水、电、仪、汽等专业的配合，若不及时修改相关的档案资料和图纸，将造成原有资料的失效，给企业造成损失。
第三，书写不规范，字迹不符合要求。
根据档案管理的要求，书写需用不易褪色的黑色或蓝黑色墨水，但很多企业的大修档案，都是用圆珠笔书写，个别的还用铅笔。
针对大修档案管理存在的问题，除了宣传大修档案归档的意义和重要性，增强人们对归档认识外，笔者认为今后加强档案管理，应从以下方面入手：
1.做好大修资料归档工作，领导支持是关键
档案部门应进一步加强宣传力度，特别是借助一些典型事例，使企业自上而下认识到大修档案的重要性，力争把大修资料的归档工作列入大修工作的具体议事日程，明确规定大修资料的归档时间，并把各部门大修资料归档工作完成的优劣列为大修奖金发放的一个考核依据。
2. 建立健全文件资料管理制度
企业大修资料形成复杂，贯穿于整个施工过程，如果不及时收集加强管理，一些材料就会散失。如果没有相应的制度作保证，例如档案部门应参加的企业活动，像生产分析会、成果鉴定会以及设备开箱验收等都不能正常参加，这给日后档案收集工作带来很大困难。
针对这一问题，山东铝业公司水泥厂先后下发了《山铝水泥厂档案管理专责制》、《山铝水泥厂基建、设备档案归档管理规定》、《山铝水泥厂业务责任可追诉档案考核办法》等一系列文件。制度的完善与实施，一方面使设备大修档案的收集工作渗透到大修理过程的各个环节中，成为设备大修理计划的制定、实施、竣工、验收、试车等各项活动不可缺少的环节，并把收集工作的起点向前延伸到档案的形成领域；另一方面完善了档案工作的日常积累、检查考核，结合相应考核细则，对主管领导、有关车间及有关技术人员和专兼职档案员的归档情况进行定期检查，并使检查结果与经济责任制（奖金）挂钩。总之，要让企业科技文件资料的收集和管理在组织上、制度上有保证，使企业大修档案收集工作规范化、制度化。
3.建立健全竣工档案移交保证书制度
设备大修档案管理工作应实行竣工档案移交保证书制度。厂制度规定：凡是在本厂范围内申报的工程项目，建设单位在报建前应与档案部门签订《工程竣工档案移交保证书》，保证书签订回执为办理工程报建必备材料之一；未签订保证书的工程，有关主管部门不予办理施工报建手续；工程竣工档案验收不合格的工程，建设行政主管部门不发验收合格证书。《保证书》的签订对建设单位、施工单位都具有一定的约束力，它能促使建设单位、施工单位在工程进行的同时，注重并及时收集管好工程档案，并在项目竣工后按规定向档案部门移交档案，这对促进档案管理工作非常有利。
4.制定大修档案归档范围
企业中大修档案数量大，内容杂，制定科学合理的归档范围不仅能为收集工作打下扎实的基础，也关系到整个档案工作的水平和质量。本厂根据设备大修的实际情况，在每次大修工作开始前，明确各兼职档案员负责收集本部门所产生的大修资料，并提出要求。如对于设备的各种检修记录，收集应完整、及时。对于大修期间新购进的主要设备，应及时统计，逐一收集开箱资料，适时向档案部门移交，以利于其他工作的开展。
5.严格图纸修改、审批
对于大修项目施工完成后，应由施工单位根据现场实际情况编制竣工资料。其中涉及到原有工程项目变更的，技术人员还要对已存档竣工图依规定的编制方法作相应的修改、补充和说明，使之符合现场实际情况。
当设计变更时，必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图，并相应做好施工现场和库存底图的修改和换版工作，做到图纸与施工现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套管理，使大修档案既反映工程设计活动的历史状况，又反映施工安装过程中变更修改的现实状况，确保大修档案的准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况，避免对外提供已作废了的或已修改过的错误图纸，为以后的生产改造和设备检修提供参考和依据。
6.档案管理人员应重点做好两方面工作
(1)提前介入、提供辅导，严格审查
在大修工程前，档案部门要举办由各施工单位参加的“竣工文件编制学习班”，可以邀请有关专家，也可以由档案人员负责讲课。在工程施工过程中，档案人员要深入工地对施工单位竣工文件的编制提供实质性指导，对施工单位上交的文件材料，要逐项逐页认真审查，耐心修正。同时要根据该项工程进度计划中的网络节点和现场技术管理人员一起对该工程已形成的技术文件逐项逐页进行审查。主要审查竣工文件是否准确、系统、完整、齐全、规范和标准。
(2)认真履行职责，注重调研，提高管理水平
档案管理部门要积极主动与主管领导、职能部门联系和协调，深入大修项目管理和施工现场，就形式多样的管理方式、工程质量与大修档案的关系，监理制度对档案工作的影响，档案管理纳入合同管理等问题展开广泛调研，逐步探索出新的行之有效的档案管理方法，提高档案管理水平，达到科学、规范的要求。
总之，设备的大修档案管理是企业设备管理的重要组成部分，因此必须保证设备大修档案的归档质量，更好地适应并服务于企业生产。
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