随着社会经济和历史的发展，档案资料信息工作的组成诸要素以及它的社会作用和地位也在不断地发展和变化，为适应市场经济和信息技术的高速发展，档案信息工作的现代化及标准化问题日益为人们所重视。档案馆、室作为搜集、加工、存贮和提供档案资料信息服务的机构，其服务的内容和形式也不断深化，档案资料信息服务已被视为第三产业的核心产业，其规模和效益对社会发展的影响越来越突出。通过对水利水电系统科研设计单位档案资料自动化管理及开展信息服务的分析研究，可归纳出以下几点认识。

1　档案资料信息服务形式
　　（1）对用户进行调查研究，分析用户需求。有针对性地广泛收集各类档案资料。水电系统的科研设计单位档案信息服务机构，是本行业科技信息系统的重要组成部分，由此建立的本行业档案馆藏，是为了满足本行业工程技术人员从事设计、发明创造各种产品、改进方法和手段等工作的根本保证。工程技术人员的职业特征和专业性质决定了他们的信息需求具有明显的行业性质。据有关统计资料表明，在一项技术或发明中，约有90％的内容通过各种途径从已有的信息资料中获得，真正独创性工作仅有10％左右。因此对于工程技术人员而言，往往利用现有的信息资源就足以完成各种工程技术项目。
　　（2）进行文件信息加工，开发档案信息资源。首先对一次文件信息编研加工，即对原始文件进行转录、点校的工作。具体内容有：原文转录、格式加工、文字校勘及拟制标题。进而对档案文件信息的二级加工，它是在对档案文件进行研究的基础上，按照一定的要求，集聚有关的档案信息要素，并按照预定的体例、整理编辑成信息单元的工作。步骤如下：①开列二次文件信息要求的信息项目。如论文文摘等。②设计二次文件信息的汇编体例结构。如文摘、简介等。③档案信息数据的加工。形式有原文摘录、要素著录、缩编、要素提取和概括4种。在此基础上对档案文件信息进行深加工，即三级加工。其任务是按一定的目的要求，对有关的档案信息进行汇集整理、分析、比较，揭示档案信息的核心和内在联系，做出综合性评价。它主要用于对历史状况的综合分析或专题项目研究，例如编写单位发展史、志、科研项目述评、专题著述等。这方面工作的开展要注意工程技术人员信息需求有特定的集中的专业方向，多围绕自己特定的行业和专业查询信息。在专业方向集中的前提下，他们需要涉及许多学科和技术范围的信息。有时为某个可靠、准确、具体的数值、事实提出信息要求，有时又为解决难题，需要新颖的信息以了解行业进展，同时对新产品、新技术、新工艺、新材料等应用信息也有重要的需求。近两年来，根据西北院的任务和工程技术人员的需求，积极开展二次文献服务，完成《院馆藏技术标准目录》及其作废、替代信息公告，《风力发电文献文摘选编》，《大坝抗震技术专题题录》等二次信息加工产品，满足了用户在一定程度上的需求。三次文件信息编研加工重在“研究”二字，编者需有一定的洞察、鉴别、分析、比较、概括的能力，才能从一系列档案记载的著述中找规律性的东西，得出有事实、有分析、有结论的加工产品。信息服务人员这方面工作开展有待加强和提高，以更好地开发文献信息资源，生产出高质量的信息产品。
　　（3）档案信息资源的传递和利用。将生产出来的这些信息产品主动地，有针对性地，形式多样地传递给用户。主要采取手工检索（利用馆藏工程卡片、分类卡片、馆藏目录等途径进行检索）、计算机检索（根据题名、关键词、作者、分类号等途径进行检索）、张贴报导、网上发布等形式，同时将用户尚未满足的需求和新产生的需求及时反馈。应该说现代信息服务形式中每环节都与用户需求息息相关。用户需求是现今文献信息机构赖以生存和发展的动力，满足他们的需求是信息服务的出发点和最终目的。
2勘测设计工作对档案资料信息服务的要求
　　（1）信息服务必须广泛开发信息源，使信息比较系统完整，以满足用户的各个活动过程的各个阶段所需的信息，即系统性的需求。为了用最少的资金获得最有效的信息源，必建议的反馈活动，适时调整服务内容，使服务工作真正做到有的放矢。
　　（2）信息服务中不仅接待用户和接受用户服务课题要及时，而且提供信息要及时，提供信息的期限与用户要完成的工作一致，即及时性的要求。定期发布各种专题文献、数据库信息、各种新到馆藏书目等，并将对内外所能提供的各种服务项目进行宣传，普及文献检索知识，指导用户使用各种文献检索工具，帮助用户迅速掌握有关文献的线索。当前利用计算机编制书目、索引、文稿并开展服务，是信息服务现代化发展的方向。
　　（3）在搜集信息与提供信息时，要注意信息与用户提问之间的匹配程度，保证信息的准确度，避免失真，以免造成用户的损失，即可靠性的需求。这要求平时做好文献基础工作，注意各种专题文献信息的搜集、整理和积累，建立专题卡片目录检索系统；服务中认真征求用户意见，仔细分析用户需求，广泛进行调查研究；业务人员要具有一定的专业知识水平，熟悉各种检索工具查找文献的方法，这样才能确保服务的效果和质量。
3开发档案资料信息服务工作的现实意义
　　从以上建立的信息服务模式中看到，信息服务突出的是人的因素，是人的主观能动性和创造性最积极、最活跃、最有生气的集中体现，强调的是服务效益。它有益于对信息服务的作用、价值、工作重点及发展战略进行认识和探讨。
　　（1）在长期的计划经济体制下，档案资料信息机构在档案收集、加工、服务3个基本环节上很少考虑市场需求和服务效益，致使停滞在文献提供层次，未达到文献开发和信息服务的层次，已很难适应以市场经济为基础的社会需求。在当今信息社会，信息与知识流动得越快、效率就越高，成功就越有把握，因此积极倡导信息服务，有利于打破传统的服务格局，注入新的活力，在实践中催生新的观念和意识。
　　（2）市场经济是充分利用资源，合理配置资源的经济。
文献资源的封闭、闲置无疑与此格格不入，积极从事信息服务，就必须宣传自我，培养用户的信息意识，开拓信息市场，势必有利于发挥文献资源优势，提高文献资源的利用率。
　　（3）提供信息服务，有利于文献信息机构朝产业化方向发展。强化信息服务职能，有利于积累信息服务经验，有利于现代化技术的应用与成熟，最终有利于朝信息产业加速发展。同时由于信息服务中包含有信息人员的劳动与贡献，因
而信息服务“有偿”是正当的，并可考虑商品化，依照商品规律按质定价。
　　（4）开展信息服务有助于提高信息工作人员素质。信息人员在向用户提供信息服务过程中，其信息处理能力（收集、加工等）、现代技术的操作能力（微机使用，文献复制等）以及综合知识水准（外语、专业知识等）均将得到一定的提高，这对于锻炼队伍，造就经验丰富的人才有着巨大作用。
4　发挥档案资料在勘测设计工作中作用的措施及建议　　
　　（1）要认清形势，转变观念，实行机构调整和改革，档案信息机构拟向信息中心方向发展，中心下设4类机构：职能管理部门、公益性服务部、有偿服务部和独立经营实体。公益性服务坚持服务无偿的大方向，一律实行岗位目标管理考核；有偿服务部实行创收指标考核。公益服务部（主要是文献部门）首先清理文献加工管理流程，理清下设各组的业务范围，实行岗位责任制，同时在做好公益服务的基础上，力争创收。
　　（2）要勇敢地参与竞争，迎接挑战，视效益为各项工作的“指挥棒”，以高质量的信息服务来赢得用户的支持。水电系统的科研设计单位信息部门，在信息服务工作中应注重效益的原则和实用性，加快向数据库开发业和咨询服务业转移。应以现有的微机文献管理系统为基础。加强数据库建设和信息网络建设，目标就是建设和完成能紧密围绕科研生产和经营开发的各类信息产品。档案资料管理部门与各项目和课题组横向联合，签定长期的服务合同，及时了解所需信息，可减少科研设计人员在这方面的投入，相对廉价获得大量系统的、针对性强的信息，双方受益。还可以为推广科技成果牵线搭桥，为信息交流以及咨询服务市场打开窗口。
　　（3）加大档案资料管理机构建设专项经费的投入。科学技术是推动社会发展最活跃的因素，也得到社会的充分认识；做为技术密集型的水利电力行业，因建设项目周期长，科技投入往往是一种长期效应。应加大文献建设投入，建议在这方面加强研究工作，加快信息服务现代化的管理。现代化管理的进程、工作采取的方式、手段，主要应取决于信息产量和投资效益，要与国情和企业的经济利益挂钩，使信息的收集到利用的各个环节，都要重点有效地控制管理，从而使企业管理工作步入良性发展。