一种计算机管理备件编码方案介绍
包钢炼钢厂    王太龙

    一、问题的提出
    为了做好备件物资定额与计划管理，需要对备件进行编码。由于备件编码没有统一的国家编码标准，所以在备件管理中，对备件进行编码有很多方法。在过去的纸笔管理模式下，由于管理及信息处理手段的落后，备件编码也许不显得特别重要，也正是由于没有一个有效的备件编码，才使得备件管理工作处于被动状态。计算机的应用为我们摆脱这种停滞不前的管理状态创造了条件，但在使用计算机进行管理时，对备件进行编码将是必做的一件事。
    二、备件编码的目的及要求
    在对备件进行编码之前，首先要明确备件编码的目的，只需满足编码目的，切不可给备件编冗余码。曾有单位花了大量的人力和时间对设备备件按照备件所在使用部位逐一进行清点编码，可后来在备件管理中，不但没有体会到备件编码给管理带来的优越性，反而大大增加了管理负担和管理的复杂性，最后不得不被迫放弃了备件编码。他们的备件编码工作之所以失败，就是因为编码目的不清。把为了做好备件计划管理的品种编码与备件所在使用部位的位置编码及其为了标识每个备件实物身分的备件标识码混为一谈，其结果由于通用备件的相互替代和报废更新而使得备件计划管理和备件实物跟踪管理都达不到管理目的。
    我厂为了做好备件实物跟踪管理，在办理备件入库验收手续时，计算机按照某种原则自动产生备件入库批号（我们以此来作为跟踪备件的备件标识码）。笔者现着重向读者介绍的是为了做好备件定额与计划管理，针对不同品种的备件如何进行备件编码。
    由于不同备件具有相同的名字，比如名为“继电器”的备件，其中又分为好多种不同型号，为了区分不同品种的备件，就有必要对备件进行品种编码。在备件计划与定额管理中，计算机从备件定额、计划、合同管理到入库、保管、出库直至现场使用情况的一系列管理环节中，备件的统计、联系与区分都离不开精确的备件编码。没有备件编码就很难实现自动编制订货计划，也很难实现备件超欠储报警。由此可见备件编码的主要目的是为了区分不同品种的备件，这就要求备件编码具有唯一性，也就是说不同品种的备件具有不同的编码。其次在使用备件编码对数据库台账进行查询时，备件编码起着人机对话的桥梁作用，为了便于人们掌握使用及促进信息流通，备件编码也应有较好的可理解性。
    三、音型码简介
    任何标准备件都有名字和型号或规格，而且很难找到具有相同备件名称又有相同型号的不同备件。根据这一特点及备件编码的唯一性和可理解性要求，我们可以“备件名称、备件型号”
    作为备件编号。考虑到汉字书写录入比较烦琐及提高计算机处理效率等因素，可以取备件名称的每个汉字的拼音字头来替代对应的汉字，虽然存在着不同汉字具有相同的拼音字头，但是几个拼音字头与其备件型号排列在一起，其重码概率几乎是零。当然从逻辑上讲，计算机将能够发现重码，并提示编码人员在原码末尾增加一个区别码，从而保证备件编码的唯一性要求，限制重码情况的发生。因此我们规定备件编码原则为：以“备件名称的每个汉字的拼音字头/备件型号或规格”作为标准备件的备件编码，其中“/”为分割符。对于非标准备件，以“备件名称的每个汉字的拼音字头/备件所在设备部位的拼音代码、设备型号或规格”作为非标准备件的备件编码，若设备没有型号或规格，则可以将其忽略。笔者将这种备件编码方法称为“拼音型号”编码法。将以拼音型号编码法所编写的备件编码称为“音型编码”，简称“音型码”。
    音型码的突出优点是便于理解和编写，便于记忆和使用，便于推广和交流。另外由于音型码不对编码长度进行限制，从而扩大了编码规则的应用范围，可以说适用于任何企业。其实音型码之所以有这样突出的优点，是因为这种编码规则是建立在汉语拼音和备件型号编写规则的基础之上。备件型号是在采购和使用备件时所必须明确的，在对该备件进行编码时只做到准确引用即可。对于使用备件编码进行备件查询者来说，则不需准确记住某种备件的完整编码，只要记住其编码的前若干位代号即可检索到所查询备件，这是因为计算机采取的是模糊查询策略，即查询时计算机从左至右依次取符合编码要求的备件集合显示于屏幕，查询者可以一边看所显示的备件，一边接着输入后续代码，从而不断缩小查询范围，直到获得唯一备件信息（若有必要的话）。例如：我们要在电器台账中检索某型号继电器的有关信息，输入J则显示有关继电器、接近开关、接触器、接点架、计算机主板等备件编号以J字母打头的全部备件信息，接着再输一个D则查询范围缩小到继电器、接点架等备件编号以JD打头的备件范围之内，再进一步输入Q则所查到的信息也许只有继电器等少数备件编号以JDQ打头的备件了，接下来可以再将继电器型号从左到右依次输入，多数情况下没等到全部输完型号，所需备件就已显示在屏幕上了。
    四、在备件编码时应注意的几个问题
    1.备件名称应取其备件生产厂所命名的或理论上确定的或公认的、通用的备件名称，但不能出现一个备件两个名称的现象。
    2.备件型号应严格录入备件制造厂给定的完整型号或规格，不能弃舍部分标识符。
    3.音型码主要解决了标准件的编码问题，对于非标准件的编码相对自由度较大，但在编码时尽量不使用数字编码，因为某设备管理个位置的某个数字代表什么意义不但有限，而且需要有专门的编码手册来说明，记忆量太大，从而影响到编码的可理解性，妨碍备件编码的使用和普及。
    4.为了有效检索利用历史数据，备件编码应有稳定性，而备件分类有可能随着时间或地域的不同而发生变化，所以备件的类别可用单独字段来记录，没必要在备件编码中得到体现。
    5.音型码属于备件品种编码，而不是备件实物编码，在备件入库、保管和出库跟踪等备件实物管理阶段除了备件编号可作为备件查询或统计的编码外，还要将备件入库批号作为备件实物跟踪编码。